Kantoortuin droom of drama?

Kern: De mythen van het ‘moderne werken’ op kantoor en suggesties voor verbetering. Tijd om te lezen: 5 minuten We horen steeds vaker dat veel zitten schadelijk is voor je gezondheid. Het antwoord kwam enkele jaren terug met bureaus die tot stahoogte kunnen worden versteld. Wellicht ken je een collega die wel eens staand werkt. Recent onderzoek geeft echter aan dat het staand werken nauwelijks voordelen heeft ten opzichte van zittend werken. Een andere kantoormythe die steeds vaker op weerstand stuit is de ‘open kantoortuin’. Enorm toegenomen in de afgelopen jaren, na inspirerende voorbeelden bij grote softwarebedrijven als Google en Facebook, bedoeld om de samenwerking tussen individuen en teams te bevorderen én geld te besparen. Zij zijn er echter alweer van aan het terugkeren en veel mensen zullen het met me eens zijn dat naast enkele voordelen een open kantoortuin tegelijk funest kan zijn voor je concentratie en daarmee productiviteit. In dit webartikel onderzoek ik de fouten van ‘inspirerende’ kantoorinrichting, én geef ik enkele tips mee, mocht je je kantoor (op)nieuw gaan inrichten. Verstelbare bureaus We zien het aantal in hoogte verstelbare bureaus de afgelopen tijd flink stijgen. Er is echter weinig hard bewijs dat het ten goede komt aan de gezondheid van medewerkers. Er is nauwelijks onderzoek uitgevoerd naar de vraag of mensen die staand aan een bureau werken daardoor minder zitten en áls dat het geval is, dat ook een positieve impact heeft op hun mentale of fysieke gezondheid. Garry Tew, een onderzoeker aan York University zei tegen Reuters Health: “Er is wel bewijs dat mensen door inzet van verstelbare bureaus in verhouding meer staan dan voorheen. Maar het afnemen van de tijd dat ze zitten...

Brainstorm werkt beter online

Kern: Doet de fysieke brainstorm wel wat hij belooft te doen? Er is een goed alternatief. Tijd om te lezen: 5 minuten Al tientallen jaren terug werd voorspeld dat door de komst van technologie teams effectiever zouden gaan samenwerken. Als je nu echter kijkt naar hoe teams technologie hiervoor inzetten, dan valt op dat ieder een eigen stijl heeft, eigen handigheden, programma’s waarbij ze zweren en sommigen willen van dit alles niets weten… We werken al samen in documenten, delen digitale agenda’s en takenlijstjes. Echte oplossingen om consistent en systematisch de effectiviteit van je team te verbeteren volgen echter nog vaker intuïtie dan wetenschap. Een belangrijke uitzondering is de wijze waarop we brainstormen in groepen. Deze techniek wordt in vele bedrijven nog altijd ingezet, zonder wetenschappelijk bewijs dat het tot goede oplossingen leidt en zelfs steeds meer bewijs dat het tegenovergestelde waar is. Het goede nieuws is dat online brainstorming – ook wel online brainwriting genoemd – enkele essentiële nadelen van fysieke en mondelinge vormen van brainstorming kan ondervangen. Studies tonen aan dat dit betere kwaliteit ideeën genereert en tevens meer creatieve ideeën per deelnemer, alsmede een grotere tevredenheid over de ideeën. De voordelen van deze wijze van brainstormen zijn samen te vatten in vier onderdelen: Iedereen kan bijdragen Het voorkomt het zogeheten production blocking, een term voor het feit dat enkele extraverte collega’s veel aan het woord zijn, waardoor het andere – meer introverte – collega’s niet lukt ter plekke een goede bijdrage te doen. Daarnaast kan het idee ontstaan dan jouw idee wellicht minder krachtig is dan dat van iemand die het vol overgave kan brengen, waardoor je het niet inbrengt. Het sterke idee van brainstormen is juist dat er zonder oordeel veel...

Krachtige vergadertips

Kern: Handvatten om vergaderingen aanzienlijk effectiever te laten verlopen. Tijd om te lezen: 7 minuten We kennen ze allemaal maar al te goed. Vergaderingen waarbij deelnemers slecht voorbereid zijn, we afgeleid raken richting andere onderwerpen, onderdelen niet voor het hele team relevant zijn en ga zo maar door… Een effectieve vergadering kent een agenda die duidelijk aangeeft wat er voorafgaand en tijdens de vergadering belangrijk is. Het helpt deelnemers zich voor te bereiden, scherp te maken wat het doel is van het agendapunt en daarmee wanneer het onderwerp kan worden afgesloten. Met een dergelijke agenda wordt het makkelijker voor het team om elkaar scherp te houden als we afgeleid raken. Onderstaande tips kan je gebruiken om een vergaderagenda op te stellen, of de groep nu 5 of 25 mensen groot is, een kwartier duurt of de hele dag. Gebruik na het lezen van deze tips bijvoorbeeld de geweldig online ‘templatetool’ Minutes.io, waar al deze onderdelen snel en vooraf ingevuld voorhanden zijn. Input van teamleden Als je wilt dat je team actief bijdraagt, vraag ze dan vooraf naar input voor onderwerpen, inclusief een korte reden waarom dit in een teamsetting besproken dient te worden. Mocht je het onderwerp uiteindelijk niet op kunnen nemen, zorg dan voor terugkoppeling naar degene die het heeft ingebracht. Selecteer onderwerpen die het hele team raken Met meerdere collega’s overleggen is kostbaar en lastig te plannen. Het is slim om het daarom vooral te gebruiken voor onderwerpen die het hele team aangaan, aangezien andere onderwerpen ook in andere setting besproken kunnen worden. Dit zullen vaak onderwerpen zijn die meerdere afdelingen treffen, gedeelde doelstellingen, klanten en relaties, of waarbij infrastructuur wordt gedeeld. Als niet het grootste...