Timemanagement voorbij, wat nu?

Kern: Timemanagement voorbij, de aanpak van Seven.Academy
Tijd om te lezen: 5 minuten

De term ‘Timemanagement’ kom je constant tegen. Je leest of leert volgens ‘bewezen’ methodes hoe je je dag indeelt, je e-mail inbox leegt en nee zegt als je gevraagd wordt weer een nieuwe opdracht op je te nemen. Veel van de tips, trucs en technieken zijn waardevol, maar zelden écht persoonlijk bruikbaar. En als ze bruikbaar lijken, blijkt het lastig ze structureel onderdeel te maken van je gedrag, je gewoontes. Je valt al snel weer terug in hoe je dingen altijd al hebt gedaan.

Je hoort daarnaast steeds vaker over de overtreffende trap van timemanagement, concentratiemanagement. Het leren bedwingen van alles dat op een dag (tegelijk) je aandacht vraagt, waardoor je nog vaker aan het multitasken bent dan voorheen. Iets waar veel jonge starters zelfs trots op zijn, alles tegelijk kunnen doen. Vele onderzoeken hebben echter al keer op keer bewezen, dat ‘alles tegelijk’ simpel niet bestaat. We kunnen misschien snel onze aandacht wisselen, maar:

  • Gaan daardoor meer fouten maken
  • Doen langer over onze taken
  • Ervaren meer stress.

Laten we het ‘switch-tasken’ noemen, funest voor je effectiviteit.

Seven.Academy gelooft in en onderwijst een totaalaanpak die start bij bewustwording (hoe doe ik het nu) en het aanreiken van kleine stappen om échte gedragsverandering mogelijk te maken. Er zijn namelijk vele complexe factoren die invloed uitoefenen op onszelf, onze omgeving en daarmee onze mogelijkheden. Er is geen ‘one size fits all’ oplossing. Daarvoor zijn ieders ervaringen en gewoontes te divers. Wel is het mogelijk om inzicht te krijgen in welke mogelijkheden er zijn, wat voor veel mensen goed werkt en voor veel mensen niet goed werkt, en hoe deze zaken voor jou persoonlijk zijn in te zetten.

In de aanpak van Seven.Academy onderscheid ik drie invloedssferen. Voor ieder onderdeel bestaan technieken en praktische voorbeelden. Soms geworteld in communicatie, psychologie, sociologie of gebruik van technologie.

Binnen onze invloed:
Veel vraagstukken en uitdagingen over hoe we onze tijd indelen, kunnen we zelf beïnvloeden. Dat begint met het feit dat je je bewust bent (of wordt gemaakt) van hoe je met je tijd omgaat, welke gewoontes je hebt en hoe je je omgeving hebt ingericht.
Natuurlijk start dit met motivatie en kan je pas verandering aanbrengen als je weet waarvoor je het doet, als je er voordeel uit haalt. Motivatie blijkt echter veelal maar beperkt de motor van verandering.

Hoe vaak heb jij al gezegd nu toch écht met tien vingers te moeten leren typen, af te vallen, te stoppen met roken én eerder thuis te zijn…?

Om je persoonlijke motivatie te verrijken is het verstandig te kijken naar hoe je omgeving is ingericht. Hoe organiseer je je dag, ga je om met technologie, welke afspraken maak je met mensen om je heen? (Als je wilt afvallen en je partner blijft chips kopen voor zichzelf, is de verleiding wel erg groot om daar ook aan toe te geven, het ligt immers in de kast…).
Met de juiste motivatie en inrichting van je omgeving kan je met kleine stappen – die je enkele weken weet vol te houden – een eerste ervaring opdoen met verandering van je gewoontes. Weet je deze eerste stappen door te zetten en heb je nieuwe patronen voor jezelf gecreëerd, dan kan je van daaruit uitbouwen.

Het programma ‘Tiny Habits‘ van BJ Frog, docent op Stanford University, sluit aan op deze gedachte. Hij onderzoekt al meer dan 20 jaar gedragsverandering en kwam tot de conclusie dat slechts drie zaken tot échte verandering leiden:

  1. Het hebben van een ‘openbaring’, zoals hij dat noemt. Mensen die hun gedrag aanpassen nadat ze bijvoorbeeld een auto-ongeluk of ernstige ziekte onder de leden krijgen.
  2. Door het aanpassen van je omgeving
  3. Door zeer kleine stappen te maken en deze vol weten te houden

Beperkt binnen onze invloed:
Naast de invloed die je kan uitoefenen op je eigen gedrag en omgeving, kan je ook het gedrag van anderen beïnvloeden. Dat klinkt al snel negatief of té commercieel, maar dat hoeft het niet te zijn. Stel dat je graag bepaalde werkwijzen of onderdelen van de cultuur op je werk wil veranderen. Dat gebeurt zelden door als een olifant door een porseleinkast te gaan, collega’s te schofferen of je manager eens goed de waarheid te vertellen. Pas als je zelf als (informeel) leider wordt gezien, je zelf onbaatzuchtig investeert, serieus geïnteresseerd bent in anderen en goed luistert, ontstaan er kansen om bij te sturen. Je kan leren om jouw (oprechte) gedrag zodanig vorm te geven, dat anderen meer open staan voor je feedback.

Buiten onze invloed:
Je kan niet altijd ‘nee’ zeggen tegen je leidinggevende of collega. Je dag is niet altijd vooraf exact te plannen. Wanneer heb jij voor het laatst een dag mee gemaakt die exact zo verliep als je deze vooraf had gepland? Op sommige zaken heb je simpel geen invloed. Toch maken we ons er vaak wel erg druk om, omdat de zaken waarop je wél invloed hebt in het gedrang komen en je zo mogelijk vaak met een ontevreden gevoel je dag eindigt.
Er zijn technieken – genesteld in psychologie – om hiermee om te leren gaan, meer berusting te ervaren. Er zijn echter ook simpele technieken binnen je eigen invloedssfeer om de ruimte voor deze ‘chaos’ in te bouwen. En wees nu eerlijk, volledig voorspelbaar is ook niet erg spannend en uitdagend op lange termijn. We zijn maar al te vaak gevleid door die ene vraag van een collega die écht jouw hulp nodig heeft en waar je eigenlijk geen tijd voor hebt…

Deze drie invloedssferen geven goed aan waar Seven.Academy bij kan ondersteunen. Van timemanagement of concentratiemanagement naar een totaalaanpak. Enerzijds het bedwingen van chaos, grip krijgen op je eigen gedrag en dat van anderen. Anderzijds juist het stimuleren van chaos, toelaten en initiëren van creatieve oplossingen en vernieuwende ideeën.

Start eens met het lezen van mijn Blog via deze website of het online magazine over productiviteit en creativiteit via Flipboard. Ik beantwoord graag eventuele vragen om samen met jou een oplossing op maat te vinden.