Kantoortuin droom of drama?

Kern: De mythen van het ‘moderne werken’ op kantoor en suggesties voor verbetering.
Tijd om te lezen: 5 minuten

We horen steeds vaker dat veel zitten schadelijk is voor je gezondheid. Het antwoord kwam enkele jaren terug met bureaus die tot stahoogte kunnen worden versteld. Wellicht ken je een collega die wel eens staand werkt. Recent onderzoek geeft echter aan dat het staand werken nauwelijks voordelen heeft ten opzichte van zittend werken.

Een andere kantoormythe die steeds vaker op weerstand stuit is de ‘open kantoortuin’. Enorm toegenomen in de afgelopen jaren, na inspirerende voorbeelden bij grote softwarebedrijven als Google en Facebook, bedoeld om de samenwerking tussen individuen en teams te bevorderen én geld te besparen. Zij zijn er echter alweer van aan het terugkeren en veel mensen zullen het met me eens zijn dat naast enkele voordelen een open kantoortuin tegelijk funest kan zijn voor je concentratie en daarmee productiviteit. In dit webartikel onderzoek ik de fouten van ‘inspirerende’ kantoorinrichting, én geef ik enkele tips mee, mocht je je kantoor (op)nieuw gaan inrichten.

Verstelbare bureaus
We zien het aantal in hoogte verstelbare bureaus de afgelopen tijd flink stijgen. Er is echter weinig hard bewijs dat het ten goede komt aan de gezondheid van medewerkers. Er is nauwelijks onderzoek uitgevoerd naar de vraag of mensen die staand aan een bureau werken daardoor minder zitten en áls dat het geval is, dat ook een positieve impact heeft op hun mentale of fysieke gezondheid. Garry Tew, een onderzoeker aan York University zei tegen Reuters Health: “Er is wel bewijs dat mensen door inzet van verstelbare bureaus in verhouding meer staan dan voorheen. Maar het afnemen van de tijd dat ze zitten lijkt vooralsnog niet gezondheidsbevorderend te werken, bijvoorbeeld op hun gewicht of het risico op hart en vaatziekten.”

“Lange periodes zitten is reeds in verband gebracht met een grotere kans op hart en vaatziekten, diabetes, kanker en verkorting van de levensverwachting in het algemeen. Zelfs onder mensen die regelmatig bewegen. Toch zijn veel hoger opgeleide professionals voor vaak driekwart van hun dag aan hun bureau gekluisterd”, geeft Garry Tew aan.

staand werkenWe moeten nieuwe strategieën ontwikkelen om mensen minder tijd aan hun bureau door te laten brengen, simpel omdat het effect heeft op meerdere gezondheidsfactoren én potentieel een positief effect heeft op algemene productiviteit. Strategieën die ingaan op ‘als we minder zitten, hoe vullen we die tijd dan in?’. Het lijkt logisch om na te denken over een gezonde verhouding tussen zitten, staan, lichte beweging, gemiddelde beweging en intensieve beweging. Al zijn die laatste in een werkomgeving niet makkelijk te integreren. Tew geeft aan dat het voordeel van een bureau waarachter je ook kan staan, er in ieder geval voor zorgt dat je regelmatig van houding wisselt. Diverse ondernemers ontwikkelen al innovatieve producten die aansluiten op deze uitdaging, zoals het bedrijf Fluidstance met een product genaamd ‘Level board’. Een skatebord-achtig ontwerp, waarop het al staand simpel onmogelijk is om je knieën op slot te zetten en je steeds licht moet bewegen om in balans te zijn.

Open kantoortuin
In een uitdaging om communicatie tussen medewerkers te verbeteren, efficiënter met ruimte om te gaan én geld te besparen zijn er afgelopen jaren veel open kantoortuinen ontstaan. Je vindt steeds meer plekken waar collega’s dicht op elkaar werken, in een grote ruimte zonder muren (al zijn ze vaak prachtig). Tegelijk horen we steeds vaker geluiden van medewerkers die hier slecht bij functioneren.

Open kantoortuinen hebben zeker voordelen. Het gemak waarmee je met collega’s in contact kan komen en het gevoel van kameraadschap, alsof je samen voor een startup aan het buffelen bent. De nadelen worden echter ook steeds zichtbaarder. Niet alleen leidt het geluid van andere af, maar ook visueel wordt je afgeleid door mensen die langslopen. Via Seven.Academy schreef ik al eerder over enkele dingen die je kan doen om deze nadelen te ondervangen, vooral omdat zelfs bij kleine onderbrekingen het veel tijd kan kosten voor je weer geconcentreerd aan het werk bent.

Bedrijven zoeken steeds vaker naar een goede balans. Ruimtes die zowel extroverte als introvertere collega’s goed bedienen én het mogelijk maken om zelf een ruimte op te zoeken die goed past bij de taak die je voorhanden hebt. Steeds meer bedrijven kiezen voor deze balans waarin ze niet terugkeren naar individuele ruimtes, maar ruimtes creëren die goed werken voor kleine en grote groepen, nog steeds verbonden zijn met een grotere werkvloer én (belangrijk) daglicht integreren. Soms met integratie van kleinere ‘telefooncabines’ die van boven open zijn, waardoor je nog steeds auditief en qua licht verbonden bent met de ruimte, maar je je gemakkelijker kunt afsluiten en concentreren.

Tips en trucs
kantoortuinEnkele strategieën zijn al voorhanden, die goed overeind blijven over tijd. Zo is het slim om te kijken naar de specifieke behoeften van afdelingen, waar sales veel zal bellen, heeft een creatief team misschien meer behoefte aan privacy. Het gebruik van glas werkt goed. Het brengt visuele verbinding tussen ruimten, natuurlijk daglicht en daarmee energie in je team. Ondanks dat de directeur natuurlijk graag het mooie kantoor op de hoek heeft met uitzicht, blokkeren afgesloten kantoren aan de rand het natuurlijk daglicht én lijkt het slimmer om juist de open ruimtes dicht tegen de rand te plaatsen. Het positieve effect van variatie in ruimtes en hun diverse functies is hierboven al benoemd. Als laatste zijn interactieve muren steeds meer in trek. Het maakt het makkelijk om snel ideeën vast te leggen in vergaderingen en ze op deze wijze later te delen met andere geïnteresseerden. Het geeft ook een beeld van de verschillende lopende projecten en daarmee de gewenste verbinding tussen collega’s en afdelingen. Dat hoeven geen dure interactieve schermen te zijn, stift, krijt en plaknotities werken wellicht zelfs beter, waar technologie niet in de weg staat en de leercurve laag is voor iedere potentiële gebruiker.

Ik ben benieuwd hoe jij je ideale werkplek zou omschrijven… Laat het me weten!