Krachtige vergadertips

Kern: Handvatten om vergaderingen aanzienlijk effectiever te laten verlopen.
Tijd om te lezen: 7 minuten

We kennen ze allemaal maar al te goed. Vergaderingen waarbij deelnemers slecht voorbereid zijn, we afgeleid raken richting andere onderwerpen, onderdelen niet voor het hele team relevant zijn en ga zo maar door… Een effectieve vergadering kent een agenda die duidelijk aangeeft wat er voorafgaand en tijdens de vergadering belangrijk is. Het helpt deelnemers zich voor te bereiden, scherp te maken wat het doel is van het agendapunt en daarmee wanneer het onderwerp kan worden afgesloten. Met een dergelijke agenda wordt het makkelijker voor het team om elkaar scherp te houden als we afgeleid raken.

Onderstaande tips kan je gebruiken om een vergaderagenda op te stellen, of de groep nu 5 of 25 mensen groot is, een kwartier duurt of de hele dag. Gebruik na het lezen van deze tips bijvoorbeeld de geweldig online ‘templatetool’ Minutes.io, waar al deze onderdelen snel en vooraf ingevuld voorhanden zijn.

Input van teamleden
Als je wilt dat je team actief bijdraagt, vraag ze dan vooraf naar input voor onderwerpen, inclusief een korte reden waarom dit in een teamsetting besproken dient te worden. Mocht je het onderwerp uiteindelijk niet op kunnen nemen, zorg dan voor terugkoppeling naar degene die het heeft ingebracht.

Selecteer onderwerpen die het hele team raken
Met meerdere collega’s overleggen is kostbaar en lastig te plannen. Het is slim om het daarom vooral te gebruiken voor onderwerpen die het hele team aangaan, aangezien andere onderwerpen ook in andere setting besproken kunnen worden. Dit zullen vaak onderwerpen zijn die meerdere afdelingen treffen, gedeelde doelstellingen, klanten en relaties, of waarbij infrastructuur wordt gedeeld. Als niet het grootste deel van vergaderingen aan deze gezamenlijke doelen wordt gewerkt zal men afgeleid raken, zich slechter gaan voorbereiden en uiteindelijk zelfs niet willen deelnemen.

Agendapunten als vraag formuleren
Vaak leest een agendapunt als een opsomming, zoals bijvoorbeeld “prijsbeleid bespreken”. Deelnemers zullen zich afvragen wat er dan te bespreken valt en zich niet gericht kunnen voorbereiden. Formuleer het onderwerp als vraag, bijvoorbeeld: “Welke aanpassingen kunnen we doen in ons prijsbeleid, om onze inkomsten te vergroten?”

Dit maakt het makkelijker voor teamleden om zich voor te bereiden én om tijdens de vergadering elkaar scherp te houden en niet af te dwalen. Heb je het gevoel dat een opmerking van een collega niet bijdraagt aan de vraagstelling, benoem dit dan door bijvoorbeeld te vragen: “Ik snap niet goed hoe je opmerkingen aansluit bij de vraag die we proberen te beantwoorden, kan je dat toelichten?” Vervolgens weet iedereen dat als de vraag beantwoord is, het agendapunt afgesloten kan worden.

“Deze voorbereiding lijkt vast veel tijd te kosten? Maar kijk eens eerlijk naar hoe nu binnen je organisatie wordt vergaderd. Hoeveel tijd raak je nu kwijt door onduidelijke agenda’s, halve besluitvorming, of teamleden die niet persé aanwezig hadden hoeven zijn?”

Doel van het agendapunt
Purchase this image at http://www.stocksy.com/506246
Noteer vooraf of het agendapunt bedoeld is om elkaar te informeren, input te verzamelen voor een beslissing of het maken van een beslissing. Het is lastig voor teamleden als ze niet weten of ze slechts hoeven te luisteren, ze verwacht worden input te leveren of deelgenoot te zijn van een besluit. Als men denkt mee te besluiten, maar er slechts om input wordt gevraagd, kan dat frustratie opleveren in het team. Als teamleider zou je kunnen aangeven dat je graag ziet dat een team gezamenlijk tot een besluit komt en dat daar bijvoorbeeld een uur de tijd voor is. Geef dan ook aan dat als dat binnen een uur samen niet lukt, jij tot een beslissing zal komen na alle input gehoord te hebben én de genoemde argumenten kort herhaalt waar je je besluit op baseert.

Inschatten van benodigde tijd
Geef per agendapunt aan hoeveel tijd je reserveert om het te bespreken. Dit kent twee doelen. Enerzijds om vooraf goed na te denken hoeveel tijd er nodig is, gezien de complexiteit van het vraagstuk en teamomvang. Anderzijds kunnen teamleden op deze wijze zelf ook inschatten hoe lang of uitgebreid ze kunnen bijdragen. Het is niet productief om aan het einde van de gereserveerde tijd te stoppen, zonder dat je vraagstuk beantwoord is, maar het leert je wel dat je een inschattingsfout hebt gemaakt, waardoor je het de volgende keer scherper zal kunnen inschatten. Je zal onderwerpen eerder te weinig tijd geven, dan te veel… Hiermee dwing je jezelf ook het aantal items in een vergadering en prioriteiten daarbinnen scherper te beoordelen.

Welk proces hanteer je?
Op welke wijze bespreek je de agendapunten? Als je hier geen duidelijke afspraken over maakt en ieder teamlid moet een bijdrage leveren, zal men het vooral vanuit een eigen kader benaderen. De één vraagt zich af waarom het onderwerp überhaupt op de agenda staat, de volgende is vrij aan het brainstormen, de laatste probeert het probleem te definiëren.

Omschrijf het proces daarom kort in de agenda. Als je het agendapunt bereikt leg je uit waarom je voor dit proces gekozen hebt en stemt af of de rest daar ook heil in ziet. Bijvoorbeeld: “Laten we tien minuten besteden om relevante data te verzamelen, 10 minuten om onze aannames te bespreken, 15 minuten om te bespreken waar een oplossing aan moet voldoen en de laatste 15 minuten om tot een oplossing te komen die al deze overwegingen in zich heeft. Heeft iemand een suggestie om dit proces te verbeteren?”

Geef aan wie verantwoordelijk is per onderwerp
Iemand anders dan de voorzitter of teamleider is vaak verantwoordelijk voor het leiden van de discussie over een specifiek onderwerp. Deze geeft achtergronden, schetst verbindingen en zal met de uitkomst weer verder aan de slag moeten. Geef per onderwerp aan wie deze persoon is en stem af dat deze persoon ook weet dat hij of zij het onderdeel leidt en zich hierop voorbereidt.

Begin met het afstemmen van de agenda
Start altijd met af te stemmen of de agenda nog steeds op de voorgestelde wijze gehanteerd kan worden. Het kan zijn dat er tussentijds andere prioriteiten zijn ontstaan, of een vraagstuk complexer is geworden, waardoor niet alles qua tijd in de voorgestelde agenda zal passen. Je kan dan direct afspreken langer te vergaderen of onderwerpen naar een ander moment te verschuiven.

“Zijn je collega’s gewend net wat te laat binnen te lopen? Dat is écht zonde van ieders tijd. Als voorzitter of leider start je strak op tijd. Hou dit enkele keren vol en laatkomers zullen zich uit ongemak écht eerder gaan melden. Doe je dit niet, dan zal dit gedrag zich steeds verder tussen collega’s verspreiden (je bent gewaarschuwd ;-).”

Eindig met positieve feedback
Als je regelmatig met elkaar vergadert is het slim om 5 minuten te nemen aan het einde om de vergadering te evalueren, zodat je samen steeds scherper aan de wind kan zeilen. Wat ging goed, wat kan een volgende keer beter? Je kan hiervoor bijvoorbeeld één of enkele van deze vragen gebruiken:

  • Was de agenda op tijd beschikbaar zodat iedereen zich kon voorbereiden?
  • Hoe goed hadden teamleden zich voorbereid?
  • Hoe goed hadden we de tijd per onderdeel ingeschat?
  • Weken we af van het onderwerp en werd het naar elkaar uitgesproken als dit gebeurde?

Om te zorgen dat je hier samen ook écht op acteert kan het slim zijn vooraf aan de volgende vergadering deze uitkomsten nog even kort door te lopen.

Where’s the fun?
Ik kan me voorstellen dat je denkt “poeh, wat strikt” of dat je ook de informele afstemming over je weekend of succesvol project waardevol vindt. Dat is natuurlijk ook waardevol. Je zal me echter vaak horen zeggen dat wat ik ‘switchtasken’ noem (wat velen multitasken noemen, maar eigenlijk onmogelijk blijkt) érg in-effectief is. Het is slimmer om scherp te vergaderen, waardoor je meer tijd overhoudt om juist ook de zachte kant aandacht te geven. Natuurlijk kost het veel tijd om (de agenda voor) een vergadering goed voor te bereiden, maar ben eens eerlijk tegen jezelf hoeveel tijd jij en je collega’s nu kwijtraken door slecht georganiseerde vergaderingen. Stel jezelf ten doel dit eens 90 dagen vol te houden en laat het me weten als ik ongelijk heb…

Naast formele vergaderstructuren zijn er vele manieren om samen af te stemmen. ‘Stand-up vergaderingen’ zoals deze in Scrum (projectmanagementvorm) voorkomen, zijn daar een voorbeeld van. Binnenkort via de Kenniskamer meer tips en trucs.